In den meisten Firmen gibt es bereits eine Vielzahl von Informationen über Interessenten und Kunden. Das Problem dabei ist, daß diese Informationen nicht mit einander vernetzt sind und somit nicht für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Durch die richtige CRM-Strategie werden alle Interessenten/Kundendaten zentral zusammengeführt.

Das CRM-System hilft den Firmen die gewonnenen Informationen über Interessenten und Kunden zu analysieren, um dadurch entsprechende Prozesse für die Kundengewinnung bzw. die Kundenbindung zu definieren und zu praktizieren.

Entscheident für den Erfolg eines CRM-Systems ist, daß alle Bereiche eines Unternehmens daran beteiligt sind und das keine Insellösungen in Abteilungen entstehen, die Informationen vorenthalten.